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展会现场管理及参展商展厅设计、搭建的有效解决方案之成果链

事实上在一个展览会里面,要吸引观众的注意,往往就是展台起了很关键的作用,一个引人入胜的展台,能决定整个企业参展的好与坏。各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制,一个专业的展台搭建公司就要对相关的规定要清楚或了解。

展会在准备过程中,作为举办方一定要严密的把握展会活动的每一个细节,细节决定成败并不是一句空话的,一个小的细节也许就决定了整个展会的全局,为此,举办方在展会筹备工作中一定得做好细节的排查工作,做到万无一失的成功。

(一)组委会。

1、相关证卡。2、观众基本信息。3、门禁管理。

(二)咨询台。

(三)预防突发事件。

1、医疗救援。 2、消防设施。3、服务团队及管理。

三、参展商展台设计与搭建在展会中重要性

首先作者就职于RCCMEDIA,成果链(北京)文化传媒有限公司(网址:www.rccmedia.cn)提供专业的商业活动、企业策划、展览展示设计及搭建为一体化的服务型企业。

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下面开始阐述展厅设计与搭建是不可忽略的环节:

展台设计就是围绕会展的主题、目标和内容,通过视觉传达设计、空间环境设计、工业设计、等手段,人为地创造出人与人、人与物、人与社会彼此交流的时空环境。展台搭建就是通过按设计图纸在工厂前期进行施工,然后后期运送到展览馆进行现场搭建和安装。其任务就是帮助会展组织者和参展者达到信息传播的目的,这就要求会展设计必须明确会展活动的各个要素,即组织者、参展者、观众、场馆。现今的展览会里展台的设计和搭建已经成为不可缺少一部分。但它们的重要性却怎样在展览会那里体现呢!

1、展台设计在展览会的作用。

对于主办方而言,一个成功的展会首先要吸引参展商参展,因此其必须有独特、新颖的展览主题。一个完整的商业展览的操作过程分为策划、实施和展后三个阶段,每一个阶段都有其相对应的工作。而展台设计是属于展览会里面的一大部分也分为展台设计准备、展台设计和搭建三个阶段,同样,每一个阶段都有其相对应的工作,环环相扣,缺一不可。

展台设计的创造性主要表现在创意的新颖和艺术形象的独创性。这个独特的形象给人以冲击、震撼、刺激,令人过目不忘,发挥最有效的市场作为,实现最有效的形象传播。有研究表明在充满竞争的、五光十色的环境中,观众参观展览会时候对展台的第一眼最关键。这一眼决定展台是吸引了这个观众还是失去了这个潜在客户。因此展台应当引人注目,使人产生兴趣。展台的第一作用是吸引参观者注意,并产生兴趣;第二作用是吸引参观者走进展台,仔细观看展品。做展台设计工作要讲究艺术性,但是应注意避免华而不实。

现在的情况很多时候国内的大公司对于参加一个专业展览会,都是租一个很大空地,主要是要想在一个几万平方米的展馆中引起广大参观者关注,但他们的预算往往是花了大量的钱在租空地那方面,而忽视了展台的搭建费用,在展台的搭建是节省很大预算,没有非常重视,导致了展台的设计和搭建非常粗糙,让参观客户看起来觉得企业是在充面子,影响了企业的品牌。

事实上在一个展览会里面,要吸引观众的注意,往往就是展台起了很关键的作用,一个引人入胜的展台,能决定整个企业参展的好与坏。

有研究表明在充满竞争的、五光十色的环境中,观众对展台的第一眼最关键。这一眼决定展台是吸引了这个观众还是失去了这个潜在客户。因此展台应当引人注目,应当使人产生兴趣。展台的第一作用是吸引参观者注意,并产生兴趣;第二作用是吸引参观者走进展台,仔细观看展品。展台设计是一个短暂的过程,但是在展台设计之前,作为展台搭建商必须从方方面面掌握相关的展览资料,并根据客户的要求设计独特、醒目、给人印象深刻的展台。在搭建前,必须掌握展览时间的安排,充分利用时间,将图纸转变为实体。从而给参展商提供更多对外宣传的舞台。

做设计工作要讲究艺术性,但是应注意避免华而不实。展览设计还应当是功能性的,设计人员在考虑设计外部形式、形象时,也需要考虑内在功能,也就是要为展台的人员和展台工作提供良好的环境和条件。

因为展出目的的实现最终要靠展台人员,展台人员的工作效率最终决定展出效果。在舒适、功能齐全的环境里,展台人员可以更有效地工作。展台不仅要展览产品,要吸引客户,还要有利于展台人员推销、宣传、调研,与观众交流、与客户洽谈。所有这些工作都要有相应的空间、位置、设备,都需要设计人员根据需要和条件进行合理地安排。

相应的功能区域包括问讯区域、展览区城、接待区域、洽谈区域等要作相应的考虑。如果展出规模大,要考虑安排办公、开会等场地。内部工作大相应区域包括办公室、会议室、工具房(维修间)等。辅助区域包括休息室、储藏室等。 好的展览设计不仅要“好看”,还要“好用”,要有助于展台人员开展工作,有助于展出达到目的。

2、展台设计的管理规定和限制。

各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制,一个专业的展台搭建公司就要对相关的规定要清楚或了解。

(1)有关展台的规定。高度限制:展览会对展架及展品都有限制规定,尤其对双层展台、楼梯、展台顶部向外延伸的结构等限制更严,限高往往不是禁止超高。比如在广州的琶州展馆就有这样的规定,一层的展台限高4.5米,二层的限高6米。开面限制:很多展览会禁止全封闭展台,如果展台封闭,展览会就失去展示作用,参观者就会有抱怨,但是展出者需要封闭办公室、谈判室、仓库等。

(2)有关展览用具的规定。展架展具材料的限制:在很多国家,展览会规定必须使用经防火处理的材料,限制使用塑料,限制危险化学品。电器的规定:绝大部分国家的展览会对电器都有严格的规定,所用电器的技术指标必须符合当地规定和要求。

(3)有关人流的规定。走道限制:主要是对走道宽度的规定和限制,为保证人流的畅通,展览会规定走道宽度,禁止展出者的展台、道具、作品占用走道;电视、零售商品往往造成堵塞。

(4)有关消防的规定。消防环境的规定:如果是大面积的展台,必须按展馆面积和预计的观众人数按比例设紧急通道或出口并设标志。消防器材的规定:必须配备消防器材等。

(5)有关展品的规定和限制。主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。只要采取适当措施一般都可以解决。如果遇有任何难以解决的问题,要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。

(6)有关环境的规定。音量限制:背景音乐由展览会组织者安排,展出者的声像设备的音量必须控制在不影响周围展出者的范围内。色彩限制:若展览会组织者想取得协调效果,往往会提出色彩要求。要求展出者使用某种基本色调或标题色调。展出者只要遵守规定,并不干扰周围展台(比如噪音太大),展出者一般可以任意设计展台形状、摆置展品、使用颜色。

(7)有关劳工的规定。很多国家(尤其是发达国家)规定,展场劳工必须是工会注册工人,不允许展出者自己动手。 

(8)有关手续的规定。展览会大多要求展出者将设计送审,并要求展出者施工前办理手续。 各国、各地的展览会对展览设计、施工都会有各种各样的管理规定和限制。

所以由此而看,很多时候一些客户对设计师说:“三天的展览期你用做最省的材料去做,只要展台不倒就可以了。”把一些安全消防或结构等等因素都不考虑在内,完全是把展台搭建的重要性都没有理解清楚,不重视展台的设计搭建往往会让参展企业在展会上蒙受损失。专业的设计搭建公司都会有对从业人员有严格的培训上岗要求,专业的人员不管是在设计还是在搭建方面都会按展馆规定要求下做的最好,尽量为参展企业在展会上做到尽善尽美。

国外的展览设计搭建历史悠久,有比较完善的规定和要求,但国内展览在起步发展阶段,目前中国展示设计工程行业呈现的是一派蓬勃无序的局面,会展业作为一个新兴的产业,展示工程行业的发展欠缺必要的市场规则和准入标准,但中国在这方面也作出很大的进步,比如中国第一大展的广交会已经在安全和消防等等方面对进场展台设计搭建商制定了很多规定和标准。现在各大展览馆也对搭建商有了严格要求,务求让展览设计公司规范化。在上海和广州2006年已经开始对展览的从业人员进行国家劳动局的资格考核,未来也会和展览协会的配合对展览搭建的公司制定向室内或建筑设计那样设立一级和二、三级的设计和施工资格之分。这样展台的设计搭建行业就可以步入正轨,对会展的持续发展起到更好的带动作用。

由此可以看到展台的设计搭建的规范化,不仅带动会展业的品牌迅速发展,而且更多品牌展览会的成功对一个国家会展经济的发展也是起到非常重要的作用,因此看来展览会成功和展台设计搭建都是有密不可分的重要性。

四、展会后续工作如何展开展会的后续工作也是非常重要的,像顾客买一样,都要求三包服务,没有的话大家宁可不买一样的道理。为此,我们对于展会的后续服务也不能掉以轻心,也要认真对待,那具体应该怎么办呢?

1、展会后,工作人员要与参展单位进一步取得联系,把展会情况进行交接。展会开完了,但是我们的工作并没有结束,我们要把举行展会时得出的数据进行分析,包含客流量、观众在展会时反应的问题、调查问卷、财务支出情况等综合起来加以分析。在展会结束后,我们要及时的提供给参展单位,他们的展位在展会进行时的时段客流量,这样子会使参展企业与他们的客户为进一步的交流搭建了桥梁。

2、把展会遗留问题的解决方案尽快交到参展单位与观展群众手中,树立展会形象。我们的工作人员要对展会期间,参展企业与观展大众提出的问题作出合理的解答,对当时没有及时解决的问题,会后一定要尽快给出解决方案。这样才能建立起展会的形象,往往一个不经意的举动就能打动受众的心,我们真诚的解决每一个问题,这样才能把展会的品牌打出去,把展会的好口碑口口相传的传递出去,为以后的展会做出铺垫。

3、展会最终的评估与总结,吸取经验教训。展会效果评估方案及展会的工作总结是信息化管理必不可少的一部分,评估方案是对整个展会的一种评判,做得好的地方我们要继续保持,不好的地方我们要加以改正,争取下次展会做到完美。而工作总结是对我们展会的资料进行综合整理,对已完成的展会进行分析探究,以期为未来的展会工作提供相关的数据资料及成功建议。

我相信,在这21世纪步入一个更加繁盛的时期,以后我们将不会在听到说主办方四面八方的招企业参展,企业将在信息化的平台上自行决定参展与否,我们这些观展大众也将能更加明确的知道展会的信息,参加展会时,享受到极致的服务体验。我们远眺,不久的将来,信息化管理的现在会展将以崭新的面貌出现在世人面前。